Etiketler

, , , , , , , , , , ,

Bu hafta ki konumuzda basın toplantısı nedir, iyi bir basın toplantısı düzenlemek için nelere dikkat edilmeli, hangi durumlarda kişi ya da kişiler basın toplantısı düzenlemeye ihtiyaç duyar? Başlıklarının yer aldığı bilgilendirme yazımızı paylaşacağız.

Basın toplantısı; herhangi bir konu hakkında kişi ya da kişilerin bilgi vermek veya açıklamada bulunmak amacıyla,  basın mensuplarının davet edildiği ve davet edilen basın mensuplarıyla soru-cevap şeklinde aktif bir toplantının sürdürüldüğü medya etkinliğidir. Halkla ilişkiler yapan işletmelerin basınla olan iletişimleri genellikle basın bültenleri aracılığı ile yapılmaktadır. Ancak basın toplantıları, konunun önemi basın bülteni ile yansıtılamayacağının düşünüldüğü durumlarda düzenlenir. Bir işletmenin basınla olan ilişkileri hayati önem taşımaktadır. Bu yüzden firma, basın ile ilişkilerini sağlıklı bir iletişim üzerine temellendirmelidir. Çünkü basın bir firmayı dış çevreye olumlu ya da olumsuz tanıtmasını sağlayan önemli bir gruptur. Bu noktada da tüm ayrıntıların gözden geçirildiği ve dikkat edilmesi gereken hususlar göz önünde bulundurularak bir basın toplantısının yapılması, firmanın dış imajı ve akıllarda güvenilir bir izlenim yaratmak adına önemlidir. Basın toplantısı düzenlerken dikkat edilmesi ve yapılması gereken hazırlıklara göz atacak olursak;

*Basın toplantısında iletilecek olan bilgilerin basının dikkatini çekebilecek nitelikli haberler olması gerekir. Aksi takdirde basın toplantısı beklenen ilgiyi görmeyebilir.  Basın toplantısı düzenlemeden önce basın toplantısını organize edecek ekip belirlenerek kendi aralarında yapılacak hazırlıkların listeleneceği ön toplantının yapılması gerekmektedir.  Toplantıyı organize edecek olan ekibin dikkat etmesi gereken hususlar ise;

  • Toplantı yapılacak konunun sınırlarının belirlenmesi gerekir. Aksi takdirde gereksiz ayrıntılara girilerek konunun dağılmasına neden olacak bir toplantı, amacına ulaşmaktan uzaklaşır ve verimli bir toplantı olmasını engeller. Ön toplantıdan sonra yapılacak hazırlıkların ana başlıklarına göz atacak olursak;
  • Toplantı programının hazırlanması
  • Katılımcılar ve uzmanların belirlenmesi
  • Onay ve davet yazılarının hazırlanması
  • Toplantı yerinin belirlenmesi ve hazırlanması
  • Toplantıda kullanılacak araç-gerecin belirlenmesi ve hazırlanması
  • Formlar ve kontrol listelerinin hazırlanması
  • Toplantıya katılanlara verilecek dokümanların hazırlanması
  • Toplantıya katılanların karşılanması ve yerleştirilmesi
  1. Katılımcıların belirlenmesi: Toplantı hazırlıklarında üzerinde durulması gereken en önemli konulardan birisi belki de katılımcıların belirlenmesidir. Aşırıya kaçmadan yalnızca konuya ciddi bir şekilde ilgileneceğini düşündüğünüz basın mensupları davet edilmelidir. Davet toplantıdan bir hafta önce yapılmalıdır.  Toplantıdan bir gün önce ve birkaç saat önce davetlilerle telefon görüşmesi yapılmalı ve katılma durumları teyit ettirilmelidir.

* Davetiyede yer,  saat, konu ve konuşmacılar açıkça belirtilmeli tüm gazetecilere adres, yön belirteçleri ve harita gönderilmelidir.

* Basın toplantısı düzenlerken bir diğer dikkat edilmesi gereken konu ise ‘’ zamanlama’’ dır. Davet edilecek olan basın mensupları için doğru zamanı seçmelisiniz. Basın toplantınız çok erken veya çok geç bir saatte olursa bu, muhabirlerin işini zorlaştırabilir. En uygun zamanın, sabahın öğleden hemen önceki saatleri (10:30-11:00 gibi) olduğunu söyleyebiliriz. Böylece muhabirlere, trafiğin rahatladığı bir zaman da ulaşımı kolayca sağlama ve toplantının ardından hemen ofise dönüp haberi hazırlama olanağı vermiş olursunuz.

  1. Yerleşme /toplantı yerinin düzenlenmesi: Toplantı salonunda mikrofon, slayt, projektör vb. gerekli tüm araçlar olmalı, toplantı salonu yeterli büyüklükte ve istenilen biçimde olmalıdır.

*Bir diğer dikkat edilmesi gereken nokta ise: Basın toplantısı için seçilecek yerin önemidir. Karanlık veya gürültülü bir ortamda yapılan fotoğraf çekimleri sağlıklı bir sonuç vermeyecektir. Açık havada yapılan toplantılar da her zaman risklidir ani bir sağanak bastırabilme ihtimali göz önünde bulundurulmalıdır. Toplantılar mümkün olduğunca kişilerin çalışma ortamlarından uzak (izole) bir yerde yapılmalıdır. Böylece yalnızca toplantı konusuna yoğunlaşma sağlanacaktır.

  1. Konuşmacılar: En fazla iki, üç ile sınırlandırılmalıdır.
  2. Prova: Tüm konuşma metinleri ve hangi sıralama da hazırlandıysa konuşmacılar hep birlikte bu sırayı öncelikle bir prova etmelidir. Doğru bir imaj yaratmak için ekip çalışması ve hazırlığın şart olduğunu unutmayın! Ayrıca konuşmacılar materyal kullanarak konuşmalarını yapacak ise mutlaka materyallerle de bir prova yapılmalıdır.
  3. Basın dosyası: Verilecek haberin gelişim seyrini içeren bir basın dosyası hazırlanır. Toplantıda konuşacakların kısa biyografileri, irtibat kurulabilecek iletişim numaraları ile konuşmaların birer kopyaları dosyada bulundurulmalıdır.

*Yazılı doküman unutulmaması gerekir. Bir konuda kapsamlı bir bilgi verecek veya önemli bir açıklama yapacaksanız, muhabirler mutlaka yazılı bir basın açıklamasının olmasını ister. Elinizde söz konusu basın bülteninin herkese yetecek kadar kopyasının bulunduğu kontrol edilmelidir.

  1. Sorular:  Önceden toplantı sırasında gelebilecek olan soruların tahmini yapılmalı ve buna ilişkin gerekli hazırlıklar yapılmalıdır. Soru listesi hazırlayarak buna uygun çarpıcı ve basının ilgisini çekebilecek cevapların hazırlanması, toplantının gidişatında sizi kurtarıcı nüanslar yapmanızı sağlayabilir.

*Toplantı günü dikkat edilmesi gerekenlere değinecek olursak;

  1. Karşılama: Konuk listesi ve yaka kartlıkları yapılmalıdır ki kişiler kiminle konuştuğunu bilmeli. Ayrıca konuklar için hazırlanacak olan yaka kartları da birbirlerine hitap ederken kolaylık sağlayacaktır.
  2. Sunuş: Açık, yalın ve özlü olmalıdır.
  3. Beklenmedik özel durumlar: Bazen toplantı planlanıldığı gibi gitmez ve beklenmedik durumlarla karşı karşıya kalabiliriz. Bu gibi özel durumlar ele alınmalı ve bu olası durumlara karşı hazırlıklı olunmalıdır. Örneğin; Bazen beklendiği sayıda katılımcı toplantıya katılmayabilir veya geç gelebilirler. Bu durumda katılmayanlarla ilgili rezervasyonlar anında iptal ettirilmeli ve gereksiz yere bu kişilerle ilgili ödemelerin yapılması durumunda kalınmamalıdır.
  4. Basın dosyaları: Basın toplantısına katılamayan gazetecilere bilgi aktarımının sağlanabilmesi için gönderilmelidir.
  5. Toplantı sonrası geri dönüşlerin alınması: Yapılan toplantıdan gerekli tecrübelerin edinilebilmesi için, gazetecilerle soru-cevap şeklinde görüşleri alınmalı ve kuruluşun kendinde iyileştirmesi gereken konuları değerlendireceği bir değerlendirme formu hazırlanmalıdır. Son ve en önemli bir diğer husus ise katılımcılara teşekkür edilerek toplantının sonlandırılmasıdır.

Yazarlar:

Özge Nasır

Filiz Kodci

Hande Durmaz

Miray Akbörü

Kaynakça:

http://etkilikonusma.blogspot.com.tr/2013/06/basn-toplants-duzenlemeden-once-aklnzda.html

Medya ve Teknikler Kitabı

200703191454210.pdf

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Reklamlar